Comment devenir Secrétaire de Mairie ?

Le métier de secrétaire de mairie est l’un des métiers les plus répandus dans les communes rurales, notamment dans les petites villes. Parce que la France compte environ 34 000 communes de moins de 3 500 habitants et qu’un secrétaire de mairie peut souvent travailler pour plusieurs communes dans les plus petits villages, la demande de personnel est constante. Les recrutements sont de plus en plus fréquents dans les grandes villes ; le travail peut être plus segmenté car chaque service peut avoir sa propre secrétaire.

Si elle travaille seule, la secrétaire de mairie doit faire preuve d’adaptabilité car elle aura plus de tâches et devra assurer un large éventail d’activités. Le secrétariat du maire et des conseillers municipaux, l’organisation des réunions, la comptabilité, la gestion financière et budgétaire, la réception des votes électoraux, l’administration publique, l’urbanisme, les manifestations culturelles, les activités sociales..

Le candidat doit réussir l’examen d’adjoint administratif territorial afin d’être bien préparé à sa future profession. Il pourra postuler dans la commune de son choix ou accepter des offres d’emploi après avoir réussi l’examen.

Les étudiants désireux d’en savoir plus sur le métier de secrétaire de mairie peuvent y trouver un attrait, mais aussi toute personne souhaitant se reconvertir professionnellement. Si vous remplissez les autres critères, vous pouvez postuler à ce poste, quel que soit votre âge.

Les responsabilités du secrétaire de mairie  

Les responsabilités d’une secrétaire de mairie sont assez nombreuses, d’autant plus que le poste implique des services liés à la technologie, à l’état civil et à l’organisation des listes électorales. Le métier peut varier d’une mairie à l’autre. Si d’autres secrétaires sont présents, le secrétaire de mairie peut se spécialiser uniquement sur le secrétariat du maire afin d’assurer les missions techniques, l’accueil du public, les activités sociales locales, etc.

Cependant, dans les petites villes, le greffier municipal doit être compétent sur une variété d’ordinateurs. Voici un exemple des tâches qu’il ou elle peut accomplir : 

• Gestion du secrétariat : travail de secrétariat standard, y compris le courrier, l’organisation des rendez-vous, les appels téléphoniques, les réunions, la tenue de l’agenda, la préparation de la campagne (rédaction des procès-verbaux des réunions du conseil municipal) et les opérations de recensement (gestion administrative) pour le maire et les conseillers municipaux
• Gestion financière (budget, suivi des salaires, statistiques, subventions, suivi des marchés publics, trésorerie) ;
• Un centre d’accueil est le point de contact pour toutes les entrées dans le pays, y compris celles qui se font par les voies officielles ou par des voies irrégulières. L’objectif d’un centre d’accueil est de recevoir et d’enregistrer les personnes entrant dans le pays (Etat civil : acceptation des nouveaux arrivants dans la commune, suivi des demandes de logement, suivi des demandes de papiers d’identité et élaboration de la législation – Service technique : consultation du cadastre, suivi des autorisations de travail…).
• Dans certains cas, le greffier municipal participe au suivi des recrues de la communauté.

Le secrétaire de mairie est un adjoint administratif territorial de catégorie C dans le statu quo. Vous pourrez devenir secrétaire de mairie si vous réussissez cet examen, mais pas seulement car le statut d’adjoint administratif territorial (AAT) vous permet de postuler à d’autres types d’emplois (par exemple, réceptionniste, assistant de gestion administrative, agent de gestion locative du secteur du logement, assistant social, gardien de cimetière).

Il convient de noter qu’il existe trois niveaux de statut AAT. Ainsi, l’assistant administratif peut accéder au statut d’AA de deuxième classe, puis d’assistant administratif de première classe, par exemple. Il est possible qu’un recrutement se fasse par le biais d’une candidature spontanée. Si une personne du secteur privé est engagée, elle aura un contrat de travail et pourra éventuellement être titularisée si elle remplit les exigences du poste. 

La démarche classique consiste à passer le concours d’adjoint administratif territorial. Si vous êtes fonctionnaire, vous passerez le concours interne ; en revanche, si vous êtes issu de la formation initiale ou de la formation continue (secteur privé), vous passerez le concours externe.

Si vous êtes admis au concours, vous serez stagiaire pendant un an avant de devenir un employé permanent. Le concours vous permet de travailler immédiatement en tant qu’employé de deuxième classe de l’AAT.

Pour être secrétaire de mairie, vous devez présenter les caractéristiques suivantes :

Qualités personnelles requises pour devenir secrétaire de mairie

Dans certains cas, le secrétaire de mairie peut accomplir des tâches très spécifiques en fonction de la taille de la municipalité et des exigences de la mairie. Par exemple, il peut être uniquement chargé du secrétariat d’un candidat populaire et l’assister étroitement dans les opérations quotidiennes alors qu’il y a beaucoup de monde pour exercer d’autres fonctions dans une grande mairie, ou dans une petite, il peut être le bras droit du maire tout en exerçant des fonctions d’autres services (état civil, affaires juridiques, services techniques, services sociaux, services culturels). Dans ce cas, la polyvalence est de mise.

En général, les qualités personnelles suivantes sont requises pour un secrétaire de mairie : être analytique et méthodique ; être autonome ; savoir organiser son temps ; avoir l’esprit d’équipe ; avoir une bonne capacité d’écoute ; avoir le sens du service public ; avoir d’excellentes capacités d’analyse ; faire preuve d’initiative ; se soucier de son apparence.

Qualités techniques pour devenir secrétaire de mairie

Le secrétaire de mairie est un adjoint administratif territorial qui doit maîtriser certaines compétences afin d’accomplir efficacement ses tâches au sein de la mairie. Voici quelques-unes des qualités techniques essentielles qu’il doit posséder :

• Solides capacités rédactionnelles, telles que les règles de syntaxe et de présentation.
• Les logiciels de bureautique utilisés quotidiennement (traitement de texte, tableurs et autres applications) ;
• Des comptables dévoués qui peuvent travailler avec des petites ou moyennes entreprises. La paie, la budgétisation et l’élaboration de statistiques sont autant d’exemples de compétences comptables qui peuvent être requises.
• Une compréhension de la législation et du contexte local (état civil, fonctionnement des mairies, processus électoraux, marchés publics et urbanisme) est nécessaire.

Les avantages du métier de Secrétaire de Mairie

Il est impossible de s’ennuyer avec le poste de secrétaire de mairie, car c’est l’un des rares métiers où l’on est constamment actif. Dans une petite commune, vous participez véritablement à la vie de votre ville, et si vous travaillez à la mairie de Paris ou à la mairie de Bordeaux, vous avez l’occasion de comprendre le fonctionnement d’une grande métropole. Travailler en tant que secrétaire de mairie présente de nombreux avantages.:

• La variété des responsabilités ; Participer à la vie d’une commune ; Assister un élu et participer aux activités quotidiennes d’une mairie. Intégrer la fonction publique présente de nombreux avantages : sécurité de l’emploi, évolution de carrière et de salaire, avantages divers (dont le versement de primes et indemnités communes à tous les fonctionnaires), formation interne, etc. Au début de leur profession, les nouveaux employés gagnent environ 1 500 euros bruts par mois, les femmes sont invitées à poser leur candidature ; il n’y a pas de restriction d’âge ; ce travail est ouvert aux hommes et aux femmes ; nObtenir un rôle de direction ; travail participatif (travail en équipe avec les élus), le baccalauréat n’est pas exigé pour cette carrière (voir les exigences du concours) ; c’est aussi une vocation qui peut être poursuivie à tout âge et qui est ouverte tant aux stagiaires actuels qu’aux personnes qui souhaitent poursuivre leur formation en dehors du cadre de leur emploi. 

Les contraintes du métier de Secrétaire de Mairie

Un emploi de secrétaire de mairie comporte certaines responsabilités et restrictions en fonction de la taille et du type de la ville. Un poste de secrétaire de mairie plus diversifié et plus gratifiant est un poste qui demande de l’adaptabilité et l’exécution de plusieurs tâches à la fois, mais il implique aussi de pouvoir faire face à toutes les éventualités et d’être plus accessible.

Un élu peut avoir besoin de plus de services administratifs et les déléguer à la secrétaire municipale, tandis qu’un autre peut préférer communiquer lui-même par courriel avec son ordinateur personnel. Le secrétaire municipal doit être capable de réagir en toutes circonstances. Horaires : cela peut parfois poser problème. La secrétaire de mairie doit être présente pendant les heures d’ouverture de l’hôtel de ville puisqu’elle travaille pendant ces heures. Disponibilité : une certaine disponibilité est nécessaire pour les élus et les conseils municipaux. La participation du secrétaire municipal aux activités de la commune comprend : la participation aux événements officiels ou la présence lors des votes électoraux. 

Formations pour devenir Secrétaire de Mairie

Vous devrez apprendre les dates des futurs concours auprès de votre administration ou département local. Les concours ont lieu tous les deux ans et les inscriptions sont gérées par le CDG (Centre De Gestion). Le futur candidat peut s’inscrire à l’avance par courrier ou sur le site officiel du CDG auquel il est rattaché, 2 mois avant. Le concours d’adjoint administratif territorial (AAT), qui vous permettra de travailler en tant que secrétaire de mairie, est divisé en deux parties : une épreuve d’admissibilité (écrite) et une épreuve d’admission (orale).

• L’épreuve d’admissibilité (coefficient 3) comprend une épreuve écrite qui évalue vos compétences en français (orthographe, grammaire et vocabulaire) ainsi qu’une épreuve à choix multiples basée sur la compréhension de textes. Il dure 1h30. Un tableau numérique basé sur les éléments fournis pour lesquels vous disposez d’1 heure de temps vous est fourni.
• Un entretien avec un jury (coefficient 3) fait partie de l’épreuve d’admission. Cette conversation, d’une durée d’environ 15 minutes, est suivie d’une épreuve de bureautique (coefficient 1), au cours de laquelle le candidat est interrogé pour évaluer sa compréhension des différents modes de communication (durée : 15 minutes).
• Vous pouvez également passer une épreuve facultative de langue avec une note de 1 si vous ne souhaitez pas rédiger un nouveau texte et avez simplement besoin que quelqu’un le traduise en français à partir d’un ouvrage non francophone (le choix de la langue et du thème sera sélectionné par le candidat). L’examen a une durée de 15 minutes.

Débouchés et évolution pour le métier de Secrétaire de Mairie 

Le secrétaire de mairie peut travailler dans une mairie de moins de 3 500 habitants (régions rurales) ou dans une métropole comme Paris (mairie de Paris, mairie de Marseille, etc.). Pour les petites villes (notamment les régions rurales), le secrétaire de mairie peut travailler pour plusieurs collectivités. Les possibilités de carrière pour les secrétaires de mairie sont diverses, allant de postes locaux à nationaux. Parmi les cheminements de carrière les plus courants, citons les postes de gestionnaire administratif au sein du gouvernement ou de l’administration municipale, ainsi que les postes dans le domaine des relations communautaires/publics ou du conseil. En outre, de nombreux secrétaires de mairie poursuivent des études supérieures en administration publique ou en gestion des affaires afin de faire progresser leur carrière.

Quelle que soit la voie qu’ils choisissent, les secrétaires de mairie peuvent s’attendre à être confrontés à une variété de défis et d’obstacles dans leur travail. Il peut s’agir d’équilibrer des priorités concurrentes, de communiquer efficacement avec les électeurs et les fonctionnaires, et de gérer les responsabilités administratives souvent complexes de leur rôle. Toutefois, ceux qui parviennent à relever ces défis peuvent mener des carrières enrichissantes et apporter une contribution précieuse à leur communauté et à la société. Si vous souhaitez faire carrière en tant que secrétaire de mairie, vous pouvez prendre plusieurs mesures pour augmenter vos chances de réussite. Il s’agit notamment d’acquérir une expérience pertinente par le biais de stages ou de postes bénévoles, de suivre des cours ou des programmes de formation en administration ou en gestion publique, et de développer de solides compétences en communication et en relations interpersonnelles. En outre, il est important de se tenir au courant des dernières tendances et évolutions dans le domaine, ainsi que de développer une compréhension des processus et opérations des administrations locales. Avec du dévouement et du travail, vous serez bien placé pour réussir votre carrière de secrétaire de mairie.

Le salaire d’une Secrétaire de Mairie

Le salaire d’un secrétaire municipal varie en fonction de plusieurs facteurs, notamment la taille et l’emplacement de la ville, le niveau d’expérience et le niveau d’instruction. En général, un secrétaire de mairie peut s’attendre à gagner entre 15 000 et 40 000 euros par an. Toutefois, cela peut varier en fonction du rôle et des responsabilités spécifiques du poste. En outre, de nombreux secrétaires municipaux ont des possibilités d’avancement au sein de l’organisation ou dans d’autres domaines liés à la fonction publique ou à l’administration. Il peut s’agir de possibilités d’accéder à des postes de niveau supérieur au sein de l’administration municipale (par exemple, directeur administratif) ainsi qu’à des postes dans des organisations privées qui travaillent avec des administrations locales (par exemple, des sociétés de conseil). En fin de compte, le parcours professionnel que vous choisirez dépendra de ce qui suitvos intérêts, vos compétences et votre expérience. Avec un engagement envers le service public et un dévouement à votre carrière, vous serez bien placé pour réussir en tant que secrétaire de mairie.