Coffre-fort numérique : comment fonctionne-t-il ?

Aussi appelé coffre-fort électronique, le coffre-fort numérique est un service en ligne qui permet de sécuriser, de stocker, de répertorier et de consulter des fichiers numériques sensibles. Ainsi, ce service est proposé non seulement aux entreprises pour lesquelles il est devenu un outil de travail à part entière, mais aussi aux particuliers qui l’adoptent de plus en plus.

Mais concrètement, à quoi sert alors un coffre-fort numérique ? Comment fonctionne un coffre-fort électronique ? Nous vous invitons à trouver les éléments de réponse dans cet article.

Définition et utilité d’un coffre-fort numérique

Espace virtuel fiable, le coffre-fort numérique a pour but de conserver de façon durable, sécurisée et confidentielle les documents sensibles ou vitaux d’une entreprise ou d’une société ou encore d’un particulier. Pour faciliter le projet de dématérialisation, le coffre-fort numérique s’impose comme une solution de stockage d’informations virtuelles.  

Il est ultra-sécurisé, car son accès est uniquement limité à son seul utilisateur et aux personnes physiquement mandatées par ce dernier. Les données stockées dans un coffre fort numérique comme Factorial sont cryptées et seul le client utilisateur peut y avoir accès via une clé de déchiffrement. Il est très pratique puisqu’il permet de gagner de l’espace et aussi du temps.

Le fonctionnement d’un coffre-fort numérique

Le coffre-fort numérique permet de gommer toutes les tâches fastidieuses tout en assurant la sécurité et la confidentialité des données. Il propose différentes fonctionnalités, lesquelles permettent de :

• Déposer, lire et détruire des données ;
• Lire des métadonnées techniques ;
• Consulter le journal des identifiants ;
• Surveiller l’intégrité des documents et des données ;
• Lister tout ou partie du contenu du coffre ;
• Restituer les données en vue d’une lecture ou d’une destruction ;
• Indiquer l’horodatage des versements.

Ainsi, il est donc possible de contrôler la traçabilité des données, et par la même occasion de garantir l’intégrité du coffre-fort numérique. Par ailleurs, ce système est différent des autres services de stockage numérique parce que l’hébergeur même n’a pas accès aux données stockées.

Il faut noter que l’e-coffre-fort apporte une solution de gestion électronique des données. Le processus qui permet de conserver les données s’effectue en deux étapes :

Le scellement numérique

Lorsque les documents sont déposés dans le coffre-fort virtuel, un scellement numérique est automatiquement effectué pour permettre d’assurer et de garantir l’intégrité. Ainsi, pour authentifier l’auteur du dépôt, il s’opère tout d’abord une signature électronique.

Ensuite, un horodatage est effectué pour certifier l’auteur de ce dépôt. Pour finir, le calcul d’empreinte numérique permet d’assurer la pérennité du document dans le temps, c’est-à-dire qu’il veille à ce que les données inscrites dans le document soient intactes et ne subissent aucune modification.

L’archivage des documents

Tous les documents sont par la suite archivés dans le coffre-fort électronique. L’archivage offre ainsi la possibilité de vérifier de manière périodique l’intégrité et la traçabilité des données. On passe aussi à la vérification de la gestion des actions et des utilisateurs.

L’accès aux données stockées

Pour avoir accès aux informations enregistrées dans le coffre-fort numérique, il suffit simplement de s’identifier et de se connecter depuis n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone. Ensuite, il faut renseigner le login et le mot de passe personnel ainsi que le code de sécurité reçu par SMS. A noter que le code de sécurité est important dans le cas de souscription d’une option de sécurité supplémentaire.

Quels sont les documents à mettre dans un coffre-fort numérique ?

On peut mettre dans un coffre-fort virtuel tout type de documents administratifs ainsi que des factures, des relevés et des contrats. On peut y mettre également des documents que l’on juge sensibles. C’est une solution révolutionnaire qui permet de s’affranchir de l’archivage papier et des risques de perte ou de dégradation des documents qu’il contient dans le temps.

Les durées de conservation des documents

La durée de conservation dépend du type de document. En effet, la loi fixe la durée de conservation de chaque document selon sa catégorie. Ainsi, les bulletins de paie sont à conserver pendant cinq ans, y compris d’autres documents issus des ressources humaines tels que :

• Les contrats de travail ;
• Les primes ;
• Les indemnités de travail ;
• Les régimes de retraite ;
• Les déclarations d’accident du travail.

Le solde de tout compte doit être conservé pendant 3 ans. Par contre, la durée de conservation des factures des clients ou des fournisseurs est un peu plus longue. Elle va jusqu’à une décennie.

En ce qui concerne les documents fiscaux comme les livres, registres, les documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication d’enquête et de contrôle de l’administration, leur archivage peut se faire durant un délai de 6 ans. Une durée de 5 années de conservation est requise pour les documents civils et commerciaux.

Pour conclure, le coffre-fort numérique est une réelle solution technologique pour la conservation et la sécurisation des documents en ligne. Son fonctionnement n’est pas forcément simple, mais c’est ce qui renforce naturellement son efficacité.