Comment établir un bulletin de paie ?

Un employeur se doit de remettre un bulletin de paie à son ou ses salariés, mensuellement ou selon la périodicité de la paie. Indispensable à la relation de travail, ce document doit respecter les mentions prescrites par le Code du travail en vigueur. Alors, comment créer un bulletin de paie en bonne et due forme ?

Les mentions obligatoires concernant l’employeur

Le bulletin de paie, également appelé fiche de paie, est un document très réglementé par la loi. Bien qu’il n’existe pas de forme unique, il doit respecter les mentions prescrites par le Code du travail parmi lesquelles figurent les éléments relatifs à l’employeur. Pour que le bulletin de paie d’un employé respecte le cadre légal, il faut indiquer la dénomination sociale et l’adresse exacte de l’entreprise. C’est pour prouver qu’il ne s’agit pas d’une société fictive. Vient ensuite le numéro de SIREN et le code APE. Ces mentions permettent de savoir que l’employeur exerce une activité bien réglementée. S’il y a de la convention sociale, cette information doit aussi figurer sur la fiche de paie. Le cas échéant, l’employeur se trouve dans l’obligation d’y mentionner les articles du Code du travail sur les durées de congés payés.

Les informations relatives au salarié

Bien sûr, il convient aussi d’indiquer les renseignements en rapport avec le salarié. Sur le bulletin de paie, il faut insérer le nom complet et l’adresse exacte du salarié. À chaque employé son salaire. C’est pourquoi il est obligatoire de personnaliser le bulletin de paie, et ce, même si l’employeur peut lui remettre le document en main propre. À cela s’ajoutent le début et la fin de la période travaillée. Le calcul des salaires en dépend. Mais les mentions les plus importantes concernent les informations liées à l’emploi. La fiche de paie doit retracer la classification, la catégorie professionnelle ainsi que le poste du salarié au sein de l’entreprise où il travaille.

Les éléments relatifs à la rémunération

La fiche de paie a pour objet la récapitulation de toutes les informations liées au solde de l’employé. Ainsi, il est évident qu’une bonne partie de ce document est réservée à la détermination du salaire. Cette rubrique doit indiquer la composition de la rémunération brute telle que :

• le salaire de base
• les avantages en nature
• le montant de l’indemnité
• le taux horaire

La mention la plus importante reste la durée du travail. Il s’agit ici de la période et du nombre d’heures auxquelles se calcule le salaire. Le gestionnaire de paie doit y indiquer tous les prélèvements opérés (charges patronales et charges salariales). Enfin, il faut insérer le montant net réellement perçu par l’employé suivi de la date du paiement.

Quid des mentions facultatives et interdites sur la fiche de paie ?

Outre les informations obligatoires, l’employeur peut ajouter des éléments facultatifs sur la fiche de paie. Parmi eux, l’insertion de la date d’entrée de l’employé dans l’entreprise, la nature du contrat de travail ou encore les congés disponibles. L’employeur peut également mettre les coordonnées bancaires du salarié jusqu’au mode de paiement du salaire choisi (chèque, virement). Mais, il existe des informations qu’il ne faut surtout pas mettre sur la fiche de paie sous peine de poursuite judiciaire. La loi interdit d’évoquer toute mention en rapport avec l’exercice du droit de grève ou encore des fonctions de représentant du personnel du salarié. L’employeur ne doit pas indiquer sur le bulletin de paie son statut de « délégué du personnel » au sein de l’entreprise, par exemple. À l’heure de la numérisation, il est désormais possible de remettre la fiche de paie par courrier avec l’accord de l’employé.