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La transition numérique de l’entreprise améliore l’ensemble des processus, depuis la gestion des contrats, jusqu’à la communication et la e-réputation. Sur quels axes travailler en priorité et pour quels résultats ?
1 – Mettre en place la signature électronique
La mise en place de la signature électronique est incontournable dans le cadre de la digitalisation de l’entreprise. Pour signer électroniquement les contrats et les bons de commande en un temps record, vous devez respecter le niveau de garantie eIDAS. La valeur juridique de la signature est ainsi assurée et vous pouvez réduire considérablement les délais de traitement habituellement associé à la signature manuscrite sur format papier.
Par exemple, la société DocuSign a noté une amélioration de la production de 2,2 heures par contrat. Selon FranceNum, la signature électronique permet effectivement à 87 % des décideurs de gagner plusieurs heures, voire plusieurs jours de travail, quel que soit le domaine d’activité.
2 – Digitaliser le pôle des ressources humaines
La signature électronique aura d’ailleurs un rôle d’accélérateur d’échange au sein du service RH (signature du contrat de travail, avenants…). Plus généralement, ce pôle pourra bénéficier de la digitalisation du sourcing de talents sur les plateformes de recrutement. Les processus du onboarding peuvent être pilotés plus facilement en offrant notamment aux candidats la possibilité de consigner ses observations dans un document partagé et d’y revenir au cours de l’entretien de fin de période d’essai.
3 – Automatiser ces processus de communication
Les services commerciaux et marketing ont besoin d’outils digitaux efficaces pour sonder le marché et adapter leurs stratégies. L’ERP de l’entreprise est l’environnement de travail de base qui permettra à tous les collaborateurs de partager l’information en temps réel et de travailler à partir d’informations actualisées. Avec des données à jour, il est possible de mettre en place des campagnes d’emailing automatiques. Les actions de nettoyage des bases de données prospects et clients conformément au RGPD peuvent aussi être automatisées pour gagner du temps.
4 – Dématérialiser et sécuriser l’archivage de documents
Respecter la confidentialité des données de vos clients est tout aussi important que de mettre en sécurité les documents de l’entreprise. Le coffre-fort numérique se substitue à cet effet au traditionnel placard à archives. Les informations deviennent plus facilement accessibles pour les personnes autorisées et sont encore mieux protégées contre les tentatives de consultation ou de modification frauduleuse. Les solutions de gestion électronique des documents (GED) avec module d’archivage accompagnent cette simplification sans risque pour la protection de vos données.
5 – Travailler l’e-réputation de l’entreprise
La fiabilité des processus de dématérialisation mis en place est un gage de confiance pour vos clients et vos partenaires. Cela contribue à la bonne réputation de l’entreprise. Pour que vos efforts ne passent pas inaperçus, prévoyez un plan ciblé d’amélioration de votre e-réputation. Selon TrustPilot, 86 % des consommateurs vérifient les avis avant d’acheter et, pour 70 % des internautes, ces notes et commentaires peuvent déclencher ou freiner l’achat en ligne.