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Spendesk s’impose comme la solution incontournable pour optimiser et simplifier la gestion des dépenses professionnelles. Découvrez comment cet outil innovant transforme les processus financiers des entreprises.
Qu’est-ce que Spendesk ?
Fondée en 2016 par Rodolphe Ardant, Guilhem Bellion et Jordane Giuly, Spendesk est une plateforme de gestion financière tout-en-un. Elle offre aux entreprises des outils prêts à l’emploi pour faciliter les dépenses tout en assurant un suivi et un contrôle rigoureux.
Cette solution se distingue par son approche 7 en 1, intégrant :
1. Gestion des cartes de paiement
2. Traitement des factures
3. Remboursement des frais
4. Pré-validation des dépenses
5. Suivi des budgets
6. Analyse des dépenses
7. Automatisation comptable
En centralisant ces fonctionnalités, Spendesk améliore considérablement la communication entre les équipes financières et les collaborateurs.
Les fonctionnalités clés de Spendesk
Cartes de paiement intelligentes : Spendesk propose des cartes physiques et virtuelles, avec la possibilité de créer des cartes à usage unique. Les entreprises peuvent ainsi suivre les dépenses en temps réel et ajuster les plafonds de paiement selon les besoins.
Traitement automatisé des factures : L’outil permet de valider les bons de commande et les factures fournisseurs directement dans l’interface. Les demandes d’achat sont vérifiées rapidement, simplifiant le processus de traitement des factures.
Gestion des notes de frais : Spendesk facilite la saisie des frais de déplacement et calcule automatiquement les indemnités kilométriques. Le remboursement des notes de frais est accéléré et simplifié.
Contrôle des dépenses en temps réel : Grâce à ses fonctionnalités avancées, Spendesk offre une visibilité accrue sur les dépenses des équipes. Les plafonds peuvent être ajustés sur mesure, et l’historique des transactions est facilement accessible.
Automatisation comptable : La centralisation des écritures comptables simplifie la clôture en fin de période. Les justificatifs sont automatiquement liés aux paiements, et les employés sont relancés pour fournir les justificatifs manquants.
Suivi budgétaire : L’outil permet un suivi quotidien du budget, permettant d’anticiper les dépassements et d’ajuster les dépenses en conséquence.
Reporting personnalisé : Spendesk génère des rapports sur mesure pour analyser les dépenses par salarié, gérer les abonnements et catégoriser les dépenses.
Intégrations et compatibilité
Spendesk s’intègre facilement aux logiciels comptables existants. Deux options sont proposées :
1. Export de rapports personnalisés à intégrer manuellement dans les outils comptables de l’entreprise.
2. Développement d’API pour une communication directe entre Spendesk et les logiciels comptables, assurant une efficacité maximale.
À qui s’adresse Spendesk ?
Bien que Spendesk puisse convenir à diverses entreprises, il semble particulièrement adapté aux structures comptant au moins une dizaine de salariés. Les entreprises pour lesquelles la gestion des dépenses représente un défi chronophage trouveront en Spendesk une solution particulièrement pertinente.
Les offres Spendesk
Spendesk propose trois formules adaptées aux besoins des entreprises :
1. Offre Starter :
– 7 utilisateurs avec 1 approbateur
– Cartes physiques et virtuelles
– Dématérialisation des factures fournisseurs
– Suivi et remboursement des notes de frais
– Exports comptables personnalisés
– Intégration à Xero et Slack
2. Offre Essentials :
– Nombre illimité d’utilisateurs
– Fonctionnalités de l’offre Starter
– Politiques d’approbations illimitées
– Suivi par centre de coûts et catégories de dépenses
– Paramétrage avancé des cartes de paiement
– Tableau de bord de contrôle
– Webinars de formation
3. Offre Scale :
– Fonctionnalités des offres précédentes
– Gestion de budget
– Suivi des bons de commande
– Rapports de tendance des dépenses
– Catégorisation automatique des comptes de charges
– Équipe de formation dédiée
– Gestionnaire de compte personnel
Les tarifs ne sont pas affichés publiquement et varient selon les fonctionnalités choisies. Une démonstration personnalisée est nécessaire pour obtenir un devis précis.
Les avantages de Spendesk
Centralisation : Toutes les dépenses sont gérées sur une plateforme unique, simplifiant le suivi et l’analyse.
Gain de temps : L’automatisation de nombreuses tâches réduit considérablement le temps consacré à la gestion financière.
Contrôle accru : Les équipes financières bénéficient d’une visibilité en temps réel sur toutes les dépenses de l’entreprise.
Flexibilité : Les différentes offres permettent d’adapter la solution aux besoins spécifiques de chaque entreprise.
Conformité : La centralisation des justificatifs et l’automatisation des processus facilitent la conformité aux exigences légales et fiscales.
Spendesk se positionne comme un outil puissant pour moderniser la gestion des dépenses professionnelles. En combinant automatisation, contrôle et analyse, cette solution permet aux entreprises d’optimiser leurs processus financiers et de gagner en efficacité. Si votre entreprise cherche à rationaliser sa gestion des dépenses, Spendesk mérite assurément votre attention.
Spendesk révolutionne la gestion des dépenses professionnelles en offrant une solution tout-en-un. De la carte de paiement à l’automatisation comptable, en passant par le suivi budgétaire, cet outil s’adapte aux besoins des entreprises en pleine croissance. Avec ses fonctionnalités avancées et son interface intuitive, Spendesk promet un gain de temps considérable et un contrôle accru sur les finances de votre entreprise.