Secrétaire administratif

Le secrétaire administratif joue un rôle essentiel au sein des entreprises et des administrations. Ce professionnel polyvalent est chargé d’assurer le bon fonctionnement administratif d’un service ou d’une organisation. Ses missions principales consistent à gérer le secrétariat, organiser la logistique, effectuer des tâches comptables de base et assister sa hiérarchie dans diverses fonctions administratives. Au quotidien, le secrétaire administratif est amené à traiter un large éventail de tâches variées. Il gère la correspondance, rédige des courriers et des rapports, organise des réunions, tient à jour les agendas, classe et archive les documents. Il peut aussi être chargé de l’accueil physique et téléphonique, ainsi que de la gestion des fournitures de bureau. Ce métier requiert une grande polyvalence et une excellente organisation. Le secrétaire administratif doit faire preuve de rigueur, d’autonomie et posséder un bon sens relationnel pour interagir efficacement avec les différents interlocuteurs internes et externes.

Principales missions du secrétaire administratif

Les missions du secrétaire administratif sont nombreuses et variées. Voici les principales tâches qui lui sont généralement confiées :

• Gestion du secrétariat :
  • Réception, tri et distribution du courrier
  • Rédaction de courriers, notes et comptes-rendus
  • Gestion des appels téléphoniques et des emails
  • Tenue des agendas et organisation des déplacements
  • Classement et archivage des documents
• Organisation et logistique :
  • Planification et organisation de réunions
  • Réservation de salles et de matériel
  • Gestion des fournitures de bureau
  • Suivi des contrats (maintenance, assurances, etc.)
• Tâches comptables et financières :
  • Saisie des factures et suivi des paiements
  • Gestion de la petite caisse
  • Préparation des éléments pour la comptabilité
• Assistance à la direction :
  • Préparation de dossiers et de présentations
  • Recherche et synthèse d’informations
  • Suivi de projets spécifiques
• Accueil et relations publiques :
  • Accueil physique des visiteurs
  • Gestion du standard téléphonique
  • Organisation d’événements internes ou externes

Compétences et qualités requises

Pour exercer le métier de secrétaire administratif avec succès, plusieurs compétences et qualités sont indispensables :

• Compétences techniques :
  • Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, logiciel de présentation)
  • Connaissance des logiciels de gestion (ERP, CRM)
  • Excellentes capacités rédactionnelles et orthographiques
  • Notions de comptabilité et de gestion
  • Maîtrise d’une ou plusieurs langues étrangères (un atout)
• Compétences personnelles :
  • Sens de l’organisation et rigueur
  • Polyvalence et adaptabilité
  • Discrétion et confidentialité
  • Autonomie et prise d’initiative
  • Excellentes aptitudes relationnelles et communication
• Qualités humaines :
  • Diplomatie et tact
  • Patience et écoute active
  • Réactivité et gestion du stress
  • Esprit d’équipe
  • Curiosité intellectuelle

Formation nécessaire

Pour devenir secrétaire administratif, plusieurs voies de formation sont possibles :

• Formation initiale :
  • Bac professionnel Gestion-Administration
  • BTS Support à l’Action Managériale (SAM)
  • BTS Gestion de la PME
  • DUT Gestion Administrative et Commerciale des Organisations (GACO)
• Formation continue :
  • Titre professionnel Secrétaire Assistant(e)
  • Titre professionnel Secrétaire Comptable

Ces formations peuvent être complétées par des certifications spécifiques, comme le TOSA (certification bureautique) ou des formations en langues étrangères. Pour accéder à des postes dans la fonction publique, le concours de secrétaire administratif est généralement requis. Il est accessible aux titulaires d’un baccalauréat ou d’un diplôme équivalent.

Débouchés professionnels

Le métier de secrétaire administratif offre de nombreuses opportunités d’emploi dans divers secteurs d’activité :

• Entreprises privées : PME, grandes entreprises, cabinets d’expertise comptable, etc.
• Secteur public : administrations, collectivités territoriales, établissements publics
• Associations et organisations à but non lucratif
• Professions libérales : avocats, médecins, architectes

Les offres d’emploi sont généralement nombreuses, bien que la concurrence puisse être forte dans certaines régions ou secteurs d’activité.

Perspectives d’évolution

Le métier de secrétaire administratif offre diverses possibilités d’évolution professionnelle :

• Évolution verticale :
  • Assistant(e) de direction : gestion de tâches plus complexes et confidentielles
  • Office manager : supervision d’une équipe de secrétaires ou d’assistants
  • Responsable administratif : gestion globale des services administratifs
• Évolution horizontale :
  • Secrétaire juridique : spécialisation dans le domaine juridique
  • Assistant(e) ressources humaines : orientation vers la gestion du personnel
  • Assistant(e) commercial(e) : développement des compétences commerciales
• Évolution par la formation :
  • Licence professionnelle en gestion ou management
  • Master en management des organisations
  • Formation qualifiante en comptabilité, ressources humaines, etc.

L’évolution professionnelle dépendra de l’expérience acquise, des compétences développées et des opportunités au sein de l’entreprise ou du secteur d’activité.

Conditions de travail

Les conditions de travail du secrétaire administratif peuvent varier selon l’employeur et le secteur d’activité :

• Lieu de travail :
  • Principalement en bureau
  • Possibilité de télétravail partiel dans certaines entreprises
• Horaires :
  • Généralement des horaires de bureau classiques (35-39h par semaine)
  • Parfois des heures supplémentaires en période de forte activité
• Environnement de travail :
  • Travail en équipe ou en autonomie selon les structures
  • Utilisation intensive de l’ordinateur et des outils bureautiques
  • Contacts fréquents avec différents interlocuteurs (collègues, hiérarchie, clients, fournisseurs)
• Contraintes :
  • Gestion du stress lié aux délais et aux multiples sollicitations
  • Nécessité d’une grande concentration et d’une attention aux détails
  • Adaptation constante aux nouvelles technologies et procédures

Rémunération moyenne

La rémunération d’un secrétaire administratif varie en fonction de plusieurs facteurs : expérience, niveau de formation, taille de l’entreprise, secteur d’activité et localisation géographique.

• Salaire débutant : Entre 1 600 € et 1 800 € brut par mois
• Salaire moyen : Entre 1 800 € et 2 500 € brut par mois
• Salaire expérimenté : Entre 2 500 € et 3 500 € brut par mois

Dans le secteur public, la rémunération est basée sur une grille indiciaire et peut être complétée par des primes. Il est à noter que ces chiffres sont des moyennes et peuvent varier considérablement selon les facteurs mentionnés précédemment. Les postes à responsabilités (assistant de direction, office manager) peuvent offrir des rémunérations plus élevées.

En conclusion, le métier de secrétaire administratif offre de nombreuses opportunités pour ceux qui apprécient la polyvalence et le contact humain. Avec l’évolution des technologies et des pratiques de travail, ce métier est en constante mutation, ce qui nécessite une adaptation continue et une volonté d’apprendre tout au long de sa carrière. Les perspectives d’évolution et la diversité des secteurs d’emploi en font une profession attractive pour de nombreux candidats.